档案是指机关、团体、企事业单位在行政管理活动中形成的有保存备查作用的、原始的文字、图表、声像等历史记录。档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为单位各项实践活动服务的工作。笔者在基层单位从事多年的档案管理工作，现结合自身实践体会谈谈基层单位如何做好档案管理工作。
档案管理人员的要求。基层单位一般都没有专职档案管理人员，往往都是办公室其他人员兼职，但只要做到以下几点：兼职档案管理员必须爱岗敬业，加强档案人员的业务教育和知识培训，要求熟练掌握档案工作的特点、原则和工作要求，提高业务能力；加强对档案工作的宣传力度，使全社会都能够认识档案工作的重要性，争取领导重视和支持，为档案工作创造一个良好的条件；不断地增强信息意识、超前意识、创新意识和责任意识，不断提高工作水平，适应现代社会发展的需要。只有档案管理人员政治思想过硬、业务熟练、作风良好，才能使档案工作更好的为单位发展服务。
档案的收集工作。档案收集就是按照规定，通过收集、接收等办法，把分散在本单位内部机构和个人手中的档案集中到档案室，实行统一管理的工作。收集范围主要包括各种门类和不同载体的文件材料与有关的各种资料。收集一般不受时间限制，但实际工作中往往都在每年年初收集，这便于三四月份整理。为了不遗失文件，就要档案管理人员多操心，工作要认真仔细。不管那种档案，自档案的形成传阅、督办、保存就要明确分类、分类管理，形成一个统一管理标准，在日常的工作中注意对各类档案收集的连续性，同时也要其他人员多理解、多配合。另外在日常工作中也要注意档案收集，保证档案完整、准确、安全、系统、规范。保持具有成套性、阶段性、专业性，确保文件之间自然联系。
档案的鉴定分类工作。收集起来的文件材料，经过剔除以后，就要进行正确的分类。基层单位最常用的是年度—问题—保管期限、年度—机构—保管期限分类法。这两种方法应该按照文件内容中最基本的问题来设置类别和类目，力求简明、科学，合乎逻辑，各类之间不能相互交叉。在分类之前对所有档案进行鉴定，用历史的、辩证的、全面的观点，正确分析和鉴别档案的保存价值，将有价值的文件从大量的文件中甄别、筛选出来，才能确保归档文件的质量和准确划分档案的保管期限。档案的分类主要分文书档案、会计档案、科技档案、实物档案等。其中文书档案主要包括党群工作类、政务工作类，工会工作类、综合类等；会计档案主要从账簿类、凭证类、报表类几方面进行分类；科技档案主要包括基础建设类、科学研究类、物资设备类；实物档案主要有奖牌、证书、锦旗、其它等几类。每个单位可根据本单位的具体情况制定一套切实可行的分类方案。
档案编目归档工作。档案的编目就是把鉴定过的档案，以件为单位，按照分类、排列的结果，逐类、逐件对每件文件进行编制目录。其中目录项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等，这些都是构成一个文件的主要组成部分，所以档案人员要认真、准确、完整的填写归档文件目的各条目，保证各条目具有可靠性和实用性，为档案利用者提供完备的检索工具。编目的工作量较大，随着科学技术的发展，有条件的单位可利用计算机技术，实现档案管理自动化。计算机进行文书处理是办公自动化的一项重要内容，相应地也可利用计算机辅助归档立卷，这样可以大大减少档案人员的劳动强度，简化工作程序，使归档文件更加准确完整，从而提高工作效率和质量。
档案的查阅与利用。档案的查阅就是利用档案的分类和编目对室藏档案进行查阅，查阅时先确定年份，再确定所要找的问题，结合归档文件目录和档案盒脊上的信息查阅，从而找到你所要查阅的文件。利用计算机进行归档的，可直接到计算机上进行重点字段搜索，以达到查阅的目的。但笔者还是建议查阅时采用机查与手查相结合的方法，避免因停电或病毒感染而使文档丢失。采用双管齐下，以达到档案查阅的目地，为行业提供查阅、咨询、阅览服务。收集档案的最终目的就是档案的利用，就是实现档案信息的活化和共享，以最大限度地满足发展各项工作对档案信息的需求。 文 / 闫春红